La sélection du système logiciel rendue facile – procédure, conseils et astuces

RFI & RFP: Sélection du système logiciel facile – Procédures, astuces et conseils

Processus de sélection et hiérarchisation

Sur la base des informations de la demande de renseignements, vous pouvez déjà sélectionner de plus près les fournisseurs. Afin de pouvoir hiérarchiser les points respectifs de la RFI, il existe différentes techniques. Semblable à la hiérarchisation des lots de travaux avec les chefs de produit, il est conseillé d’appliquer une méthode de classement au lieu de s’appuyer uniquement sur son instinct. Cela peut être fait par exemple Appliquez "Roches, galets et sable", "Thèmes" en conjonction avec les feuilles de route ou la hiérarchisation MoSCoW. Lorsque vous utilisez MoSCoW, les exigences respectives sont hiérarchisées dans une colonne séparée avec M, S, C ou W. En conséquence, le fournisseur sait quels éléments sont pertinents pour la sélection et lesquels sont moins importants – plus d’informations sur cet article.

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Figure 2: Priorité MoSCoW dans RFI

Étape 5: séances de démonstration des trois outils

L'étape suivante consiste à visualiser le système correspondant "en direct" dans une session de démonstration afin de réconcilier les fonctionnalités avec la demande d'informations. À cette fin, il est conseillé d’avoir préparé un ordre du jour comprenant des cas d’utilisation / scénarios et des questions spécifiques. Si le fournisseur de logiciel concerné reçoit l’agenda avec les cas d’utilisation à l’avance (idéalement 2 à 3 semaines), il peut se préparer à la session de démonstration.

Idéalement, des questions qui, par exemple, résultent de la demande d’information sont clarifiés avant une session de démonstration avec le fabricant, vous pouvez donc vous concentrer sur les cas d’utilisation de la session.

Après une session de démonstration, d'autres questions peuvent être collectées, des critiques ou des demandes supplémentaires discutées avec le fournisseur respectif ou intégrées directement dans une demande de proposition.

Étape 6: Création d’un appel d’offres adéquat incluant le "dimensionnement de projet"

Dans un appel d'offres, vous allez:

  • Conditions requises pour les interfaces spécifiées
  • Personne de contact responsable définie
  • Les sous-traitants éventuellement impliqués et leurs domaines de tâches nommés
  • Obtention d'informations spécifiques sur les licences ou les listes de prix / performances obligatoires des fournisseurs sélectionnés
  • Si nécessaire, les procédures concrètes d’une procédure de passation de marché ou de critères d’évaluation et d’attribution ainsi que la gestion des droits dans le système sont déterminées

Une demande de propositions comprend également un concept détaillé, les jalons nécessaires à suivre et la date limite. Il s'agit également d'un appel d'offres chronométré.

Étape 7: Décision et mise en œuvre

Si toutes les informations requises sont disponibles et que des négociations de licence de fournisseur ont déjà été menées, il est important de choisir l'un des fournisseurs. Cette décision est considérablement facilitée et rendue compréhensible depuis

  • suivi d'un processus structuré,
  • créé une priorisation et
  • des informations importantes sur les processus internes, l’organisation et la technologie ont été prises en compte.
    En définissant les priorités, vous pouvez déterminer rapidement où un fournisseur a ses forces et ses faiblesses, comment y remédier en cas de besoin et comment gérer les coûts de mise en œuvre. Le logiciel doit – en particulier avec M (ust haves) – correspondre aux exigences de la société. Et à un moment donné, il faut et peut être honnête: à la fin, un peu décide de l’intestin.

Publié le 29.08.2019 par Jürgen Eppinger.

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