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Si vous avez une bonne idée de ce qui intéresse vos utilisateurs, vous disposez d'une précieuse collection d'informations et de ressources. Cependant, ceux-ci restent trop souvent inutilisés car ils ne sont pas systématiquement classés et donc rapidement oubliés.
Avec la collecte de sources pertinentes et la planification éditoriale pour la publication de contenu, une masse d’informations se réunit au quotidien. Afin de ne pas vous perdre dans la jungle d'informations, vous avez besoin d'un système de classement opérationnel pour tous les fichiers, numéros et contenus que vous souhaitez utiliser dans le cadre de votre marketing de contenu. OneNote, l'application pour notes de Microsoft, est un outil relativement impopulaire mais très utile à cet égard. Comment le faire en conjonction avec des add-ons et des applications pratiques tout simplement pour le stockage systématique d'informations, je tiens à vous montrer dans cet article.
Épargner sans système prend du temps et des nerfs
Contenu décent, sélectionné de manière décentrée dans les dossiers de signets, «Lisez les dossiers de toute urgence!» Et enregistrez sous forme de captures d'écran sur le bureau ou dans les téléchargements, créez-en plusieurs. Mais c'est faux. C'est comme mettre une boîte pleine d'or dans des cachettes tellement sûres que vous ne les retrouverez plus jamais. Au sous-sol. Et jetez ensuite la clé. Cependant, blague à part, quiconque est impliqué quotidiennement dans le marketing de contenu a l'œil ouvert pour trouver des informations qui correspondent à la stratégie marketing et qui sont pertinentes pour son public cible. C'est dommage pour chaque information, chaque fichier qui est perdu, parce qu'il a été éphémère.
Même si cela semble fastidieux au début: Avec un système de classement dans lequel chaque information et chaque fichier est stocké à un emplacement fixe, vous simplifiez la tâche. Comme dans le tiroir à couverts – vous pouvez sans doute atteindre aveuglément la fourchette, n'est-ce pas? Alors pourquoi pas après le GIF que vous avez trouvé il y a deux semaines?
Le bloc-notes gratuit de Microsoft, NotNote OneNote, permet non seulement un stockage structuré de contenu, mais vous pouvez également discuter du contenu via l'application et utiliser les informations stockées à plusieurs reprises comme source d'inspiration et comme outil utile pour la republication. En peu de temps, OneNote est devenu un garant d’inspiration et d’information pour le contenu précieux que nous avons sélectionné.
Une fois habitué, votre système de classement fonctionne comme un tiroir à couverts – à savoir intuitivement
Brève introduction à OneNote: L’application de note gratuite, similaire à son homologue Evernote d’Apple, vous permet de créer des blocs-notes. Ces cahiers contiennent des pages individuelles qui vous permettent de placer et de classer par catégorie les liens, fichiers, textes et textes ou croquis à main levée. Les carnets de notes peuvent être partagés pour que tous les membres d'une équipe puissent les éditer et les commenter.
Prenons l'exemple du bloc-notes "Content Marketing". Nous le divisons dans les sections suivantes:
Figure 1: Ça a l'air facile – ça l'est aussi. Les sections fournissent de la clarté dans le cahier
Vous pouvez imaginer ces sections comme des feuilles de séparation dans un dossier. Dans les sections, des pages individuelles sont créées. Dans notre exemple "blog posts", cela peut ressembler à ceci:
Figure 2: Les pages individuelles contiennent les sources, les textes et les notes classées
En double-cliquant sur des textes, des fichiers ou des liens peuvent être insérés à n’importe quel emplacement souhaité sur la page OneNote. Les liens, les GIF, les infographies et les textes inspirants reçoivent chacun des pages individuelles pour une meilleure vue d'ensemble.
Les pages individuelles garantissent que les informations peuvent être clairement affichées. Cela vous aidera à la fois à la curation du contenu et à la republication, car vous pouvez ajouter de nouvelles fonctionnalités, des graphiques et d'autres informations à chaque sujet dans les notes de marge. Dès que suffisamment d'informations actualisées sur un texte ont été compilées, la version précédente est révisée, puis le formulaire mis à jour est publié.
Placez automatiquement les informations en deux clics où vous pouvez les retrouver
Un système de classement efficace exige que vous puissiez stocker des informations aussi simple que possible – sinon, le désir de commander disparaîtra. À cette fin, des applications et des extensions peuvent être utilisées, ce qui non seulement simplifie le stockage, mais automatise même partiellement. Deux applications (également gratuites) conviennent particulièrement pour cela:
1. OneNote Web Clipper
Le module complémentaire Web Clipper vous permet d’enregistrer toutes les informations dans le bloc-notes OneNote souhaité. Ce qui est vraiment pratique, c’est qu’à côté de la date, la source de l’information est également stockée:
Figure 3: Le Web Clipper est toujours incroyablement convivial.
Comme vous pouvez le voir sur l'image, vous avez le choix de ce que vous voulez enregistrer: une capture d'écran, la page entière, le texte en clair (sans publicité) ou des signets sur la page.
Une extension relativement peu impressionnante qui enregistre quelques clics. Extrapolée à une dizaine de sources par jour, ce dont je voudrais me souvenir, c’est déjà un nombre important de clics et de temps, qui sont donc éliminés. En plus de cela, je ne suis pas obligé de me forcer à trier les informations – après tout, je les rangerai là où je veux les retrouver à la prochaine étape.
2. SI CECI, CELA (IFTTT)
IFTTT vous permet d'automatiser les opérations en connectant deux applications que vous utilisez et en prenant des mesures lorsqu'un déclencheur que vous définissez est déclenché. Ces gadgets s'appellent eux-mêmes applets, Pour illustrer quelques exemples d'application:
- Envoyer des newsletters par courrier électronique avec un contenu pertinent à un cahier:
Si une alerte ou une lettre d'information contient des informations que vous souhaitez transmettre à vos lecteurs, le courrier correspondant peut simplement être envoyé à l'ordinateur portable approprié. (Lien vers l'applet: http://ift.tt/2iPj1n4)
- Envoyer automatiquement des captures d'écran d'un téléphone portable à un ordinateur portable:
Les captures d'écran du smartphone stockées dans un dossier appelé "OneNote" sont automatiquement enregistrées dans le bloc-notes associé. (Lien vers l'applet: http://ift.tt/2j7PaHu)
- Envoyez les Tweets Gelts au cahier associé:
Si vous souhaitez invoquer des tweets, un autre applet vous permettra de sauvegarder tous les tweets que vous avez dans un carnet de correspondance. (Lien vers l'applet: http://ift.tt/2ikbGzQ)
Les tâches qui se répètent régulièrement peuvent être traitées si bien automatiquement. Si l'applet que vous recherchez ne dispose pas du service dont vous avez besoin, vous pouvez en apprendre plus sur le fonctionnement d'IFTTT. Après une courte formation, vous pouvez créer des applets individuels parfaitement adaptés à vos besoins.
Créez du contenu et transférez-le directement à partir de OneNote
Cela dépend de la façon dont cela fonctionne – mais ceux qui s'impliquent peuvent considérablement améliorer l'efficacité de la planification, de la création et de la publication de contenu avec OneNote.
Prenons cet exemple comme exemple: Pour cela, j'ai créé une page dans la section "Coopérations" du bloc-notes "Marketing de contenu". Après le brainstorming initial sur ma tablette, j'ai pu attribuer des sources correspondantes aux points individuels. Vous pouvez également lier des pages à partir d'autres cahiers, tel que celui où j'ai enregistré tous mes favoris.
Figure 4: Du premier Skribble à la configuration finale, je retrouve à nouveau toutes les informations relatives à une publication dans OneNote.
La structure approximative des points-clés m'aide à rédiger l'article et donne plus tard un aperçu clair des sujets principaux de l'article. Lorsque le texte est terminé, je place la page dans la section "Archives". J'ai donc toujours une vue d'ensemble de tous les articles que j'ai écrits pour un partenaire de coopération spécifique.
Le fait que toutes les sources utilisées soient stockées directement au même endroit et ne nécessitent pas de réassemblage minutieux m'a prouvé un gain de temps incroyable. Quelle que soit la manière dont vous organisez votre bloc-notes, il est toujours utile de savoir automatiquement où vous trouvez les informations. Je suis souvent encore plus rapide avec ce système qu'avec la fonction de recherche de mon système d'exploitation.
Tout au même endroit – en tout cas: ne perdez pas la trace!
Lorsque vous êtes prêt à stocker toutes les informations pertinentes et les sources où vous recherchez lors de la rédaction ou de la publication, vous gagnerez rapidement du temps. Cependant, pour que cela reste ainsi, il est important de gérer efficacement les informations. Parce que le chaos qui vient de la liste des signets et de la mention "Lire !!!!" – Déplacer le dossier vers OneNote, bien sûr, n’aide en rien à long terme. En conséquence, vous devez définir vous-même des règles pour traiter les informations.
5 règles pour garder vos informations à jour:
premier Garder la quantité d'informations gérable
J'utilise nos archives d'informations OneNote ainsi que nos magazines spécialisés: il y a une quantité gérable d'informations à conserver. Si ce montant est dépassé, la règle suivante s'applique: Pour chaque source ou information nouvellement ajoutée, une source existante doit être souple. Généralement le plus ancien, car même plus ancien que le journal d’hier n’est que le poste viral du chat, que tout le monde connaît déjà.
deuxième Supprimer ou archiver d'anciennes sources
Des sources ou des chiffres obsolètes à régler de temps en temps. Le temps que vous économiserez avec le stockage intelligent, vous pouvez investir en partie pour maintenir votre ordinateur portable à jour. Le chaos rend les pages confuses. Les bacs peu clairs génèrent à nouveau du travail – et cela prend le plaisir de sauvegarder systématiquement.
troisième Supprimer en essai
Si vous n'êtes pas sûr d'avoir éventuellement besoin d'informations supplémentaires, la "suppression à l'essai" est la suivante: Insérez une section dans le bloc-notes dans laquelle vous déplacez les fichiers inutilisés et définissez une date d'expiration pour ces informations. Par exemple, s'ils ne sont pas réutilisés après 4 mois, ils peuvent être supprimés. Si vous ne voulez toujours pas vous séparer, le conseil 5 convient.
4 Catégoriser l'information
Pour cloner facilement vos informations, OneNote offre la possibilité de les étiqueter avec une étiquette de catégorie. Certains d'entre eux semblent superflus. Néanmoins: Avec le libellé "Tâches", les notes sont automatiquement fournies avec une case à cocher, qui s’est révélée particulièrement utile sur la route. J'aime créer des listes de tâches dans l'application, que je peux ensuite récupérer et travailler dans l'ICE sur le smartphone.
Figure 5: Grâce aux étiquettes, les informations sur la fonction de recherche peuvent être facilement classées
5 Pour les trésors spéciaux: Créer un glossaire
Des informations intemporelles et, surtout, des liens vers des sources pertinentes, vous pouvez créer dans OneNote également sur une seule page. Par exemple, votre barre de favoris dans le navigateur reste claire et remplit surtout son objectif initial: permettre un accès rapide aux pages que vous fréquentez fréquemment. Toutes les autres sources intéressantes pouvant vous être utiles indéfiniment peuvent être triées par thème sur la page de collection de votre cahier.
Conclusion: gagnez plus de temps avec le bon système
Pour pouvoir visualiser à tout moment toutes les sources, les tâches à effectuer et le contenu déjà créé pour votre marketing de contenu, vous avez besoin d'un système. OneNote de Microsoft fournit une base très solide pour une application gratuite qui vous donne un accès intuitif à toutes vos données. Grâce aux liens intelligents et à une fonction de recherche décente, les temps de recherche sont en grande partie supprimés, ce qui, même extrapolé à la semaine, peut permettre de réaliser des économies de temps notables. Et un autre conseil: Si cela devait être le cas, les employés de @Microsofthilft sur Twitter répondent généralement très rapidement.
